خلاصه. 

با افزایش دورکاری و کار ترکیبی (حضوری و دورکاری بصورت همزمان)، تعداد کارمندانی که در مناطق زمانی مختلف همکاری می کنند در حال افزایش است. اگر موقعیتی را در یک تیم جهانی بپذیرید، به ویژه در یک محیط ترکیبی یا کاملاً از راه دور، نباید انتظار داشته باشید که ساعات کاری مشابهی با همه همکاران خود داشته باشید. در نتیجه، باید یک مهارت مهم را بیاموزید: ارتباطات تجاری ناهمزمان. در اینجا چند تمرین وجود دارد که می تواند کمک کند.

با منابع شرکت آشنا شوید. اگر سازمان شما از یک تیم بزرگ و جهانی استفاده می کند، احتمالا یک شبکه داخلی با منابع اطلاعاتی در دسترس دارد. در طول مکالمه اولیه از مدیر خود در این مورد سوال کنید. اگر به مشکلی برخورد کردید، قبل از تماس با سایر همکاران در ساعات غیرکاری، اینترانت (شبکه داخلی شرکت) را برای رفع عیب آن بررسی کنید.

سوالات خود را ذخیره کنید اگر نمی توانید راه حلی از طریق اینترانت پیدا کنید، باید با همکاران یا مدیران خود تماس بگیرید. به جای اینکه هر بار که سوالی دارید، ایمیل بزنید، آنها را در طول روزکاری خود یادداشت کنید و در پایان روز یک پیام را برای فرد یا افراد مناسب ارسال کنید.

هنگامی که از سیستم خارج می شوید، پیامی ارسال کنید. اگر با یک همکار یا مدیری که پس از خروج از سیستم وارد سیستم می‌شود، از نزدیک کار می‌کنید، آنها باید بفهمند که شما کجا را ترک کرده‌اید تا روز خود را بدون مشکل شروع کنند. از آنها بپرسید که چه نوع پیام هایی مفیدتر است. بازخورد بخواهید. بخش بزرگی از یادگیری این است که بپذیرید با گذشت زمان بهتر خواهید شد. با هر شکلی از ارتباط ناهمزمان که ارسال می کنید، پیام خود را با شعاری مانند «این پیام واضح بود؟» پایان دهید.

 

به عنوان فردی که تازه وارد کار شده اید، ممکن است شغل خود را در یک محیط تجاری جهانی تر از نسل های قبلی شروع کنید. با افزایش دورکاری، تعداد آمریکایی های استخدام شده توسط شرکت های بین المللی در سال گذشته 62 درصد افزایش یافته است. کاروکسب های ایالات متحده نیز به تدریج کارکنان بین المللی را استخدام می کنند. تعداد کارمندانی که در مناطق زمانی با یکدیگر همکاری می کنند در حال افزایش است.

در حالی که این تغییر فرصت‌های جدیدی را باز کرده است، چالش‌های جدیدی نیز به وجود آورده است. اگر موقعیتی را در یک تیم جهانی بپذیرید، به ویژه در یک محیط ترکیبی یا کاملاً از راه دور، نباید انتظار داشته باشید که ساعات کاری مشابهی با همه همتایان خود داشته باشید. در نتیجه، باید یک مهارت مهم را بیاموزید: ارتباطات تجاری ناهمزمان.

در طول دوران حرفه‌ای‌ام، تیم‌ها و سازمان‌های جهانی را اداره کرده‌ام و متخصصان جوانی را در حدود ۶۰ کشور استخدام کرده‌ام. از طریق این کار، من چند روش کلیدی را یاد گرفتم که می تواند به هر کسی کمک کند این مهارت را توسعه دهد. بر اساس تجربه من، اینها مواردی است که برای تسلط بر هنر ارتباطات ناهمزمان باید بدانید.

 

با منابع شرکت آشنا شوید. 

هنگامی که برای اولین بار به هر سازمانی ملحق می شوید، مطمئناً سؤالات زیادی در مورد چگونگی کار کردن و انتظارات از شما، در شغل خود خواهید داشت. احتمالاً به شما اجازه سوال پرسیدن داده می‌شود، از جمله چند مکالمه مستقیم با مدیرتان. وقتی تیم شما در مناطق مختلف زمانی همکاری می کند، باید به سرعت یاد بگیرید که چگونه در یک محیط ناهمزمان پیشرفت کنید.

اگر عادت به کار کردن در ساعات کاری مشابه با اعضای تیم خود دارید، ممکن است متوجه شوید که کار ناهمزمان نیاز به استقلال بیشتری دارد. شما باید در یافتن اطلاعات و راهنمایی بدون تماس با همکاران در ساعات مرخصی آنها زرنگ باشید.

به عنوان مثال، فرض کنید شما در یک تیم فروش بین المللی کار می کنید و سعی می کنید بهترین راه را برای پاسخ به نگرانی مشتری بیابید. تمایل طبیعی شما احتمالاً این است که از یک همکار با تجربه تر راهنمایی بخواهید. اما در دنیای ارتباطات ناهمزمان، این احتمالا امکان پذیر نباشد و اغلب راه بهتری وجود دارد.

شرکت ها به طور فزاینده ای از سیستم های داخلی به عنوان مخازن اطلاعات مورد نیاز کارکنان خود استفاده می کنند. در سازمان من از یک نوع سیستم ویکی(HeroicKB) استفاده می کنیم. همه کارکنان به آن دسترسی دارند و چالش هایی را که با آن روبرو بوده اند و نحوه حل آنها را شرح می دهند. سایر اعضای تیم ممکن است به همین پست ها مطالبی را اضافه کنند و بینش خود را ارائه دهند. ابزارهای هوش مصنوعی به دسته‌بندی و مرتب‌سازی خودکار محتوا کمک می‌کنند. زمانی که شخصی به دنبال راه حلی برای مشکلی است، می تواند در این سیستم جستجو کرده و پاسخ آن را بیابد.

اگر سازمان شما از یک تیم بزرگ و جهانی استفاده می کند، احتمالا یک شبکه داخلی با منابع اطلاعاتی در دسترس دارد. در طول مصاحبه اولیه از مدیر خود در این مورد سوال کنید و با ابزارهایی که آنها اشاره می کنند آشنا شوید. اینترانت شرکت شما باید اولین جایی باشد که برای عیب یابی  و رفع یک مشکل کاری غیر فوری به آن مراجعه می کنید.

نکته حرفه ای: 

ابزارهای به اشتراک گذاری اطلاعات داخلی هر دو راه را دنبال می کنند. اگر می‌توانید به منابع شرکت خود کمک کنید، وقتی راه‌حلی برای یک مشکل ایجاد می‌کنید، بینش‌های خود را به اشتراک بگذارید و ساده‌ترین خلاصه‌ای را که می‌توانید ارائه دهید.

 

سوالات خود را ذخیره کنید

به ناچار، مواقعی پیش می‌آید که پاسخ‌های مورد نیاز خود را پیدا نمی‌کنید و دلیل خوبی برای تماس با مدیران یا همکاران خواهید داشت. به جای اینکه هر بار که به یک دست انداز برخورد می کنید با آنها تماس بگیرید، یک یادداشت بردارید و لیستی از سوالات خود را در یک سند جداگانه نگه دارید و در طول روز کاری به آن اضافه کنید. در پایان روز، به فهرست برگردید. ببینید آیا هنوز نیاز به پرسیدن همه سؤالات دارید یا خیر. (شاید توانسته باشید برخی از آنها را به تنهایی عیب یابی کنید.)

در مرحله بعد، پیام‌های کوتاهی را برای افرادی که انتظار دارید پاسخ‌ها را دریافت کنند، آماده کنید. به عنوان مثال، ممکن است برای مدیر فروش خود را بنویسید: «مشتری X می‌خواست بداند نمونه اولیه ما چه زمانی در دسترس خواهد بود. من راهنمایی در مورد آنچه که باید به افراد خارج از شرکت بگویم، در اینترانت خود ندیدم. آیا می توانید برای من بفرستید؟ برای کمک تان بسیار ممنونم." یا سوال خود را در قالب ویدئویی بپرسید. در شرکت من، ما از برنامه‌هایی برای ضبط صفحه‌نمایش مانند Droplr و Loom استفاده می‌کنیم، بنابراین اعضای تیم ما می‌توانند به راحتی پیام‌های ویدیویی ایجاد کنند که دقیقاً آنچه را که می‌خواهند بفهمند نشان می‌دهند.

پیام های خود را برای ارسال در روز کاری بعدی گیرنده برنامه ریزی کنید. تیم من از ویژگی‌های زمان‌بندی تعبیه‌شده در برنامه‌هایی مانند Slack و Gmail استفاده می‌کند تا مطمئن شود پیام‌ها در زمان مناسب ارسال می‌شوند. بسیاری از برنامه‌ها شامل اعلان‌هایی هستند که به شما اطلاع می‌دهند که روز کاری همکارتان چه زمانی شروع می‌شود.

نکته حرفه ای: 

فقط برای افرادی که انتظار پاسخگویی به آنها را دارید، سؤال بفرستید. همه را در یک ایمیل بزرگ کپی نکنید، این ممکن است منجر به تعداد زیادی پاسخ شود که به سرعت هر صندوق ورودی را پر می کند.

 

هنگامی که از سیستم خارج می شوید، پیامی ارسال کنید.

 اگر با همتا یا مدیری که پس از خروج شما از سیستم وارد سیستم می‌شود، از نزدیک کار می‌کنید، آن‌ها باید بفهمند که هر تکالیف کاری مشترک را از کجا رها کرده‌اید تا به‌طور یکپارچه روز خود را شروع کنند. این بدان معنی است که شما باید یاد بگیرید که چگونه اطلاعات را به واضح ترین شکل ممکن منتقل کنید.

اگر معمولاً به همان شخص تحویل می دهید، از او بپرسید که چه نوع پیام هایی مفیدتر و بهتر است. 

به عنوان مثال، در ادامه مثال اول ما، ممکن است تشخیص دهید، ارائه لیستی از مشتریانی که مشکلاتشان حل نشده است و نوع اطلاعاتی که منتظر آن هستند، برای همکارتان بسیار مفید است. یا ممکن است اطلاعات زمانی را برای شیفت بعدی ارائه دهید، مانند: «در ساعت 9:45 صبح به وقت شما، یک تماس فروش با سیدنی نیاز دارید. ساعت 1 بعد از ظهر به وقت شما، تیم ما در توکیو نیاز به به روز رسانی در Client X دارد.

نکته حرفه ای:

مانند هر مهارت جدید، مهم است که از کسانی که برتر هستند یاد بگیرید. زمانی را برای بررسی انواع پیام‌ها (اعم از نوشتاری، صوتی یا تصویری) که مدیران و رهبران می‌گذارند، اختصاص دهید. سبک، ایجاز و وضوح آنها را مطالعه کنید. این به شما این حس را می دهد که سازمان شما چه انتظاراتی دارد و از چه چیزی باید الگوبرداری کنید.

 

به دنبال بهبود باشید.

در نهایت، به یاد داشته باشید که بازخورد بخواهید. بخش بزرگی از یادگیری این است که بپذیرید با گذشت زمان بهتر خواهید شد. با هر شکلی از ارتباط ناهمزمان که ارسال می کنید، پیام خود را با یک شعار پایان دهید: «این پیام واضح بود؟ به من اطلاع دهید که چگونه می توانم پیشرفت کنم، زیرا برای ارائه بهترین ارتباط ممکن کار می کنم.

چنین اظهاراتی نشان دهنده تعهد عالی شما به کار و فرهنگ شرکتی است.

نکته حرفه ای: 

همانطور که این مهارت را توسعه می دهید، با خودتان مهربان و صبور باشید. اگرچه ممکن است در ابتدا چالش برانگیز باشد، اما در نهایت به حرفه دوم شما تبدیل خواهد شد.

داشتن یک ارتباط ناهمزمان عالی باعث می شود تا شما فرد مناسب تری برای سایر کارفرمایان برای استخدام باشید. در واقع، زمانی که من کارمندان جدیدی را استخدام می کنم، اغلب این مهارت را با انجام مصاحبه های متنی آزمایش می کنم. من سؤالات خاصی می‌پرسم و سناریوهایی را ارائه می‌کنم تا نامزد بتواند به صورت کتبی توضیح دهد که چگونه با این وضعیت برخورد می‌کند.

هرچه بیشتر برای تقویت توانایی خود در برقراری ارتباط بین کشورها و مناطق زمانی تلاش کنید، حرفه ای تر شده و فرد ایده آل تر و قوی تری برای مشاغل و استخدام های آینده خواهید شد.

 

منبع : hbr by Syed Balkhi

ترجمه در واحد هوش بازار TMBA